Folha de Pagamento: prevenções e cuidados no seu processamento

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Há algumas semanas publiquei um artigo explicando o passo a passo para admitir um funcionário. Agora, seguindo uma ordem cronológica, trago aqui algumas dicas importantes para que a Folha de Pagamento da sua empresa ou condomínio seja, não só bem elaborada, como também, esteja de acordo com a legislação.
Neste artigo, busco trazer um pouco sobre a rotina do fechamento da folha, dos prazos, dos cuidados, da importância de verbas bem detalhadas no recibo de pagamento, encargos e seus vencimentos, dentre outros detalhes pertinentes.

Para iniciar, é importante saber que todo CNPJ ativo e com atividade laboral, mesmo que seja somente do(s) sócio(s), está obrigado a gerar Folha de Pagamento, tendo em vista a exigência legal da retirada de pró-labore. Isso se dá porque a Previdência Social considera os sócios como “contribuintes obrigatórios”, conforme art. 12 da Lei 8.212/91.

A Folha de Pagamento, em regra, é composta por todos os proventos de uma competência, ou seja, de um mês (com exceção de contratos especiais). É importante compreender que uma competência compreende do 1º ao último dia do mês. Isso é muito importante esclarecer, pois é comum algumas pessoas pensarem, de forma equivocada, que a Folha de Pagamento é composta por proventos do dia 20 ao dia 20; 25 a 25 ou até mesmo, há quem pense que a Folha de Pagamento vence de 30 em 30 dias após o início das atividades do funcionário.

Cada Folha de Pagamento possui peculiaridades de acordo com a atividade do empregador, e claro, de acordo com as regras estabelecidas pela legislação geral e específica da respectiva atividade. Por essa razão, é muito importante que seu Departamento de Pessoal detenha todo esse conhecimento para que a Folha de Pagamento da sua empresa ou condomínio seja elaborada e processada em conformidade com a legislação em vigor.

A rotina de elaboração da Folha de Pagamento é extensa, sendo o período de maior intensidade de atividades em um Departamento de Pessoal. Para essa elaboração é imprescindível a participação do empregador, pois essa rotina se inicia com um processo de apurações: apuração de horas extras, faltas, atrasos, atestados médicos, comissões, gratificações e abonos, planos de saúde, planos odontológicos, adiantamento de salário, entre outros. Todas essas informações devem ser passadas pelo empregador ao Departamento de Pessoal.

A mais complexa e extensa das apurações é a do registro ponto dos empregados. Isso, é claro, para aquelas empresas ou condomínios que possuem vários empregados em seu quadro de pessoal e com bastante movimentação de horas extras, horas noturnas, faltas, etc… No ponto deve ser observado cada detalhe, toda entrada e toda saída, dia-a-dia, turno-a-turno. Por isso, esse trabalho de apuração é minucioso e exige muito cuidado, principalmente se o ponto for manuscrito ou mecânico. Já para as empresas ou condomínios que possuem uma gestão de ponto biométrico, a apuração é mais facilitada, desde que as batidas sejam feitas corretamente e as ausências sejam bem alimentadas pelo gerente, administrador ou quem for responsável pela gestão do sistema de ponto.

Esse é um dos motivos pelo qual alguns empregadores possuem o hábito de antecipar o envio do ponto, para que se tenha tempo hábil para realizar as apurações necessárias. Aí, então, consideram o fechamento do ponto de 20 a 20, ou de 25 a 25 de cada mês por exemplo. Essa prática não é proibida por lei, no entanto, não é aconselhável, tendo em vista o que já foi esclarecido anteriormente, ou seja, em uma Folha de Pagamento deve-se constar toda a movimentação de uma competência (do 1º ao último dia do mês). Essa prática também acaba colaborando com aquele entendimento equivocado por parte do empregado, principalmente, de que seu pagamento é composto por proventos do dia 20 ao dia 20 do mês subsequente, por exemplo, conforme já abordado aqui.

Feita toda apuração do ponto, inicia-se, então, o processo de lançamento das verbas na Folha de Pagamento. Nesse momento, também são lançadas as demais verbas de acordo com as informações obtidas do empregador. Quando falamos em verbas, é importante destacar que existem dois tipos: 1) as VERBAS DE PROVENTOS (pagamentos), que podem ser variáveis, como comissões, ou fixas por um período, como um prémio por produtividade e, 2) as VERBAS DE DESCONTOS, que da mesma forma, podem ser fixas ou variáveis, como empréstimos e coparticipação em plano de saúde, respectivamente.

No que diz respeito ao lançamento de verbas no recibo de pagamento, há algo que é de extrema importância: o detalhamento destas verbas. Veja detalhes:

Verbas com nomenclaturas específicas e contendo a base legal, fazem toda a diferença em um recibo de pagamento. Fica mais fácil, não só para compreensão do empregado, como também, comprova, de forma eficaz, um pagamento em qualquer demanda de cobrança. Como exemplo podemos dizer que você, na condição de empregador, mesmo que pague um salário relativamente alto à seu empregado, se fizer um recibo de pagamento discriminando apenas essa quantia de salário, não estará isento de pagar, caso seja cobrado, as demais verbas que ele tiver de direito. Ou seja, caso o empregado realize horas extraordinárias; trabalhe em horários noturnos e/ou trabalhe por mais de 6 horas sem intervalo, por exemplo. E nesse exemplo ainda, se a cobrança for procedente, o empregador obriga-se a pagar as diferenças sobre a base do salário habitualmente pago. Aí, por uma falta de planejamento, essa conta acaba ficando muito cara!

Por todos esses motivos podemos dizer que a folha de pagamento deve ser planejada. E isso deve ser pensado desde a contratação do empregado. Como por exemplo, se em seu ramo de atividade é necessário que o empregado realize horas extras, noturnas, intervalares ou que receba comissões, participações e etc., você empregador, deve realizar esse levantamento antes, para ajustarem um salário base, obedecendo o mínimo da categoria para que você tenha margem para o pagamento de todas as demais verbas estipuladas na legislação. Feito tudo isso, aí sim, você poderá ficar tranquilo quanto ao pagamento eficaz da remuneração de seus empregados.

Ainda sobre a rotina de fechamento da Folha de Pagamento, após finalizado o cálculo da folha em si, feito o lançamento de todas verbas, inicia-se o processo de transmissão das declarações acessórias: o e-Social, a GFIP, a DCTF Web e a REINF, todas obrigatórias e que contêm informações da Folha de Pagamento de sua empresa ou condomínio. Somente após geradas e transmitidas tais declarações, é possível se obter os encargos provenientes da Folha de Pagamento: a guia de FGTS, INSS, IR, PIS, dentre outras.

Os prazos são curtos e exige planejamento, uma boa administração de tempo e um trabalho conjunto entre a equipe de Departamento Pessoal e o empregador. Para melhor compreensão é preciso partir do princípio legal de que o pagamento de salário deve ser realizado até o 5º dia útil de mês posterior, ou seja, considerando que no controle de ponto constam horas do 1º ao último dia do mês da competência da folha, o ponto deve ser encaminhado no primeiro dia útil do mês seguinte. E resumidamente, esse é o prazo para realizar todo o processamento da Folha de Pagamento – do 1º ao 5º dia útil.

Para constar, os prazos e vencimentos, todos para o mês subsequente a competência da Folha de Pagamento, são os seguintes:

Prazos para a transmissão de declarações acessórias:
Até dia 07 – GFIP
Até dia 15 – e-Social
Até dia 15 – REINF
Até dia 15 – DCTF Web

Vencimentos dos encargos decorrentes da folha pagamento:
Até o 5º dia útil – Salários
Até dia 15 – Guia de e-Social de Empregados Domésticos
Até dia 07 – Guia de FGTS;
Até dia 20 – Guia de INSS;
Até dia 20 – Guia de IR;
Até dia 25 – Guia de PIS

A rotina e processo de fechamento da Folha de Pagamento é um ritual que se repete todos os meses e que possui uma importância gigantesca para o empregador e empregado. Por intermédio das apurações e cálculos o empregador cumpre com seu dever de pagar corretamente o empregado, que por sua vez, recebe seu pagamento. Por intermédio das declarações acessórias o empregador cumpre com seu dever de declarar aos órgão federais – Ministério do Trabalho – Caixa Econômica Federal – Receita Federal – Previdência Social – e o empregado, por sua vez, tem seu FGTS depositado, sua contribuição previdenciária feita, suas informações para saque do PIS/PASEP, dentre outros vários direitos trabalhistas garantidos.

Há muitos empregadores que possuem uma ideia equivocada de que a Folha de Pagamento é algo simples. Um recibo e pronto. Ou pensam que o fato de pagar um bom salário à um empregado quita, automaticamente, eventuais horas extras, comissões ou quaisquer outros adicionais. Alguns até dizem: “Eu já pago bem para não me incomodar com isso”.

É exatamente este o intuito deste artigo. Buscar esclarecer a importância da folha de pagamento. Existe um ditado que diz: “Quem paga errado, paga duas vezes”. E bem por isso precisamos lembrar que um empregado pode pleitear seus direitos, não só durante o vínculo empregatício, como também até dois anos após o término do vínculo, podendo reclamar os últimos cinco anos, de acordo com o artigo 11 da CLT.

Concluo aqui deixando uma simples orientação a você que é ou pretende ser um empregador. Tenha a certeza de que a Folha de Pagamento da sua empresa ou condomínio está sendo processada com todas as exigências legais. E para isso, consulte seu Departamento de Pessoal. Lembre-se da importância do detalhamento das verbas pagas no recibo de pagamento (holerite). Em uma eventual demanda judicial trabalhista, por exemplo, somente com um recibo de pagamento bem elaborado e com as verbas bem detalhadas será possível comprovar os pagamentos realizados.

Para segurança da sua empresa e de seu condomínio, é extremamente importante que tenha uma boa assessoria por parte de seu Departamento de Pessoal, e que o mesmo, detendo tais conhecimentos, trabalhe sempre em prol de uma Folha de Pagamento que cumpra todos os prazos, exigências legais e, o mais importante: uma folha bem elaborada.