Constituição de Condomínio: um guia para construtoras gerarem valor na assembleia inaugural

Este artigo aborda as etapas para a realização, com o sucesso que todos esperam, da primeira Assembleia Geral de um novo Condomínio, trazendo tópicos de suma importância e que muitas vezes são deixados em segundo plano pelas Construtoras e Incorporadoras.

Você, na condição de proprietário de uma Construtora ou Incorporadora, precisa e deve dar a atenção necessária para a realização da primeira Assembleia Geral de um Condomínio, pois é neste evento que ocorre o desfecho de um longo caminho percorrido. E, mais ainda, é uma excelente oportunidade para agregar mais valor para a sua marca e imagem perante seus clientes.

A entrega de um empreendimento concluído – o novo Condomínio – se dá, de maneira oficial, na data e hora da Assembleia Geral de Constituição. Nós, do Grupo Uptime, acreditamos e sempre afirmamos que a Assembleia Geral de Constituição é o evento social mais importante e marcante ao longo da vida de um Condomínio. E o que fundamenta essa afirmação?

• A Construtora ou Incorporadora, ao instituir a edificação no Registro de Imóveis e iniciar o empreendimento (a obra em si), assume um compromisso enorme com a sociedade e com os compradores iniciais. Isto gera um compromisso e um sonho de concluir a obra e poder entregar o seu produto ao comprador. Concluída a obra, o cumprimento do compromisso assumido e o sonho da entrega de mais um empreendimento, ocorrerá na data da realização da Assembleia Geral de Constituição.
• O Cliente (condômino), ao fazer o investimento na aquisição de um imóvel, deposita toda a sua confiança na Construtora para a realização de um sonho: a aquisição do imóvel naquele empreendimento. Na maioria das vezes os recursos financeiros para a aquisição do imóvel são originados em longos anos de economia e fruto de muito trabalho. Assim, ao adquirir o imóvel, nasce o sonho e a expectativa do comprador em ver o empreendimento concluído. A Assembleia Geral de Constituição é momento da concretização do sonho e o final da longa espera para a conclusão do empreendimento e o recebimento das chaves do imóvel que foi adquirido.
• A Assembleia Geral de Constituição é o momento da concretização de sonhos e expectativas dos dois lados: Construtora e Comprador. Cada um deles sabendo de todos os percalços, desafios e superações que enfrentaram no decorrer de toda a jornada.

Ante o exposto, a Assembleia Geral de Constituição de um novo Condomínio é um evento que deve ser cuidadosamente planejado para que tudo saia a contento e supere as expectativas dos clientes de uma Construtora e/ou Incorporadora. Lembrando que estes compradores, se fidelizados, são compradores potenciais em novos empreendimentos que a Construtora venha a lançar.

O planejamento cuidadoso a que nos referimos acima não trata das festividades (jantares, coquetéis, fogos e outros) com que algumas Construtoras costumam fazer quando da entrega do empreendimento. Trata-se, aqui, da parte técnica (administrativa, financeira, tributária, contábil e jurídica) necessária para o início da vida em condomínio dos compradores e investidores.

Assim, o planejamento deste evento deverá abordar:

• Definição da data da Assembleia
• Definição da forma como será realizada a Assembleia – presencial, virtual ou híbrida
• Elaboração e a emissão do edital de convocação junto com as demais informações que a Construtora queira passar aos coproprietários
• Elaboração do projeto da Convenção, contemplando as mais recentes mudanças na legislação, as quais podem facilitar a vida e a gestão do Condomínio pelo(a) Síndico(a) que será eleito
• Elaboração do projeto do Regimento Interno, de modo que atenda as particularidades exclusivas de cada empreendimento (áreas comuns, garagens, salas comerciais, áreas de lazer, área de utilidades, piscinas e outras)
• Elaboração da Previsão Orçamentária com fundamentação e base científica para a aprovação pelos condôminos
• Planejamento para a condução da Assembleia de Constituição do Condomínio
• Envio dos projetos da Convenção e do Regimento Interno para a prévia leitura e apresentação de sugestões, por parte dos condôminos, com antecedência, visando facilitar a votação e a aprovação no dia da Assembleia

O conteúdo apresentado tem por objetivo trazer um olhar acurado para o significado e o simbolismo da primeira Assembleia Geral do novo Condomínio por parte dos proprietários das Construtoras e Incorporadoras. O Grupo Uptime acredita nisso e é especializado no planejamento e na condução dos trabalhos relacionados neste artigo.

Como já dito, a experiência da primeira Assembleia Geral de um Condomínio deve e precisa ser marcante para todas as partes envolvidas. Assim, o presente artigo aborda o passo a passo para o sucesso na condução dos trabalhos da Assembleia Geral de Constituição.

1º PASSO – Atendimento às exigências legais da Convocação da Assembleia

Antes mesmo de realizar um processo de constituição do condomínio é necessário atender às exigências legais para a convocação de todos os proprietários para participar da assembleia e, também, a definição da forma como ela será realizada – presencial, virtual e/ou híbrida (presencial e virtual).

2º PASSO – Emitir o edital de convocação com antecedência de 30 dias

A recomendação é de que seja enviado o Edital de Convocação com o prazo mínimo de 30 (trinta) dias. Isto permitirá aos condôminos se prepararem e agendarem seus compromissos particulares de forma que possam participar da Assembleia. Em muitos locais e principalmente em nossa região, muitos compradores das unidades privativas residem em outras cidades, mas possuem enorme interesse em participar da Assembleia, tendo em vista a importância do evento. É importante que o edital de convocação tenha uma linguagem objetiva e a ordem do dia contemple assuntos relevantes, dentre eles:

• A constituição do condomínio
• O plano de manutenção do edifício
• A apresentação, deliberações e aprovação da previsão orçamentária
• As eleições gerais para a composição da gestão: Síndico(a), Subsíndico(a) e integrantes do Conselho Fiscal/Consultivo
• A aprovação da Convenção e do Regimento Interno

3º PASSO – Realização da Assembleia de Constituição do Condomínio

A condução dos trabalhos de uma Assembleia de Constituição deve seguir alguns ritos essenciais para o sucesso do evento, dentre eles:

• Sistema de som que atenda ao tamanho do ambiente onde será realizada a reunião
• Assinatura dos participantes na lista de presença
• Abertura realizada pela Construtora
• Informações e regras necessárias para que os trabalhos ocorram de forma objetiva e harmoniosa
• Composição da mesa diretora dos trabalhos (presidente e secretário)
• Colocação em pauta, de acordo com a ordem, dos assuntos constantes no edital de convocação

Em relação aos assuntos da ordem do dia (conforme edital de convocação), apresenta-se, a seguir, algumas considerações:

1º item da ordem do dia – Constituição do Condomínio

É neste item da ordem do dia que a Construtora ou Incorporadora faz a entrega oficial do empreendimento, momento tão aguardado por todos os envolvidos ao longo das etapas de planejamento e execução das obras para a conclusão do edifício.

Aqui o representante da Construtora, normalmente o proprietário, faz o seu discurso da maneira que melhor julgar necessário, destacando as características do edifício, da valorização do empreendimento e fazendo os agradecimentos pela confiança depositada na marca da sua empresa. Ele finaliza declarando que o Condomínio está oficialmente constituído.

Sugere-se que, antes do discurso do representante da Construtora, sejam apresentados os vídeos da Construtora e do empreendimento concluído. Também, antes do discurso oficial da Construtora e caso o Condomínio já possua, seja apresentado os dados constantes no cartão do CNPJ do Condomínio.

2º item da ordem do dia – Plano de Manutenções do edifício segundo a NBR

Neste item o objetivo é trazer ao conhecimento de todos o Sistema de Gestão de Manutenções, que deverá ser aplicado no edifício pelo(a) Síndico(a) eleito(a).

É importante salientar que após a efetiva constituição, a Construtora deverá fazer a entrega do ‘Plano de Manutenção’ do edifício e do ‘Manual do Síndico’, documentos que reúnem as informações necessárias para a  orientação das atividades de uso, conservação, manutenção da edificação e operação dos equipamentos.

A partir destas informações, desenvolve-se o plano de manutenções em conformidade com a Norma Brasileira – NBR 5674, que estabelece os requisitos para a gestão da manutenção, incluindo meios para preservar as características originais da edificação e prevenir a perda de desempenho decorrentes da degradação dos seus sistemas, elementos e componentes. Este plano deve atender a diferentes tipos de manutenções, como as rotineiras, preventivas e corretivas. Também é importante afirmar que, além das diretrizes para a organização e gestão do sistema de manutenção, a NBR 5674 fornece os requisitos para o planejamento anual das atividades, para o controle do processo de manutenção, emissão da documentação e seus registros, indicando, ainda, incumbências e responsabilidades. A vida útil dos sistemas construtivos, materias e equipamentos, dependem da forma como a comunidade condominial irá utilizar, conservar e manter.

Após a instituição, é de responsabilidade da comunidade condominial, representada pelo(a) Síndico(a) e demais membros do corpo diretivo, o planejamento financeiro e a realização de atividades de manutenções, para assegurar a permanência das condições adequadas durante todo o tempo de uso da edificação, bem como as garantias acerca das responsabilidades da Construtora.

3º item da ordem do dia – Previsão Orçamentária

Neste item da pauta é importante efetuar a apresentação de uma Previsão Orçamentária embasada em um estudo nos históricos de edifícios do mesmo porte e padrão do Condomínio que está sendo entregue.

Para tanto, se faz necessário atentar para a quantidade de equipamentos e áreas de lazer semelhantes e qual será o sistema de portaria. Como se trata de um empreendimento novo, ele não possui histórico de despesas para dar embasamento aos valores de cada grupo de contas de despesas, como: quadro de pessoal, administrativas, concessionárias, manutenções e aquisições.

É recomendado que sejam apresentados alguns cenários para apresentação na Assembleia com deliberações e votação dos condôminos.

4º item da ordem do dia – Eleições Gerais

É neste item da ordem do dia que fica definido os integrantes da primeira gestão do Condomínio que está sendo constituído. São eleitos o Síndico(a), o(a) Subsíndico(a) e os(as) Conselheiros(as), e cabe frisar aqui a importância de se conhecer a legislação e as determinações a respeito da gestão do Condomínio contidas no Projeto da Convenção que será votado no próximo item da ordem do dia.

É recomendado que a Construtora, previamente veja se há condôminos dispostos a ocupar o cargo de Síndico(a) e, caso se verifique que não há condôminos voluntários para o cargo, busque orçamentos e indicações de Síndicos(as) Profissionais com o perfil adequado e necessário para a condução e representação do Condomínio que está sendo constituído.

Os demais cargos devem ser ocupados por condôminos voluntários, atentando para o que determina o projeto da Convenção a ser votado.

5º item da ordem do dia – Aprovação da Convenção e do Regimento Interno

A Convenção de um Condomínio é o instrumento jurídico que rege a vida em comunhão desde a Assembleia de Constituição e perdurará por toda a existência do edifício. Ela deverá ser aprovada e somente poderá ser alterada, em Assembleia Geral, com a aprovação 2/3 (dois terços) dos condôminos, conforme dispõe o Código Civil Brasileiro.

Já o Regimento Interno de um Condomínio é o instrumento jurídico que contém o conjunto de normas que regem o funcionamento do Condomínio. Pode ser alterado em Assembleia Geral, devendo o tema constar na ordem do dia do edital de convocação e aprovado pelo quórum estabelecido na Convenção do Condomínio.

Destaca-se, aqui, a importância de se contar com uma assessoria jurídica especializada em direito condominial, para a elaboração prévia dos projetos da Convenção e do Regimento Interno.

4º PASSO – Redação final da ata da Assembleia de Constituição

A redação da ata da Assembleia de Constituição do Condomínio é um instrumento jurídico de extrema importância para a vida do Condomínio, tendo em vista que a partir daí começa a vida em condomínio. Deve ser redigida de forma clara e concisa abordando todos os itens tratados: a) a constituição do condomínio; b) plano de manutenção da edificação; c) previsão orçamentária aprovada; d) integrantes da gestão eleita e, e) aprovação da Convenção e do Regimento Interno.

Para cada item é importante constar os assuntos relevantes discutidos e aprovados, devendo a ata ser o documento que espelha, de forma clara e concisa, as deliberações e resultados das votações ocorridas.

A ata da assembleia é o documento jurídico que possibilitará que a Convenção e o Regimento Interno aprovados possam ser averbados no Registro de Imóveis. Deve ser assinada pelo Presidente e Secretário da Assembleia.

5º PASSO – Registro da Convenção

Para ser oponível contra terceiros, a Convenção do Condomínio deverá ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis para obter a necessária publicidade, presumindo-se que o seu conteúdo é conhecido por todos os condôminos e ocupantes de unidades autônomas.

Efetuado o registro da Convenção no Cartório de Registro de Imóveis (uma etapa também complexa devido às exigências legais), é quando de fato todas as etapas decorrentes do planejamento e da realização da Assembleia de Constituição do novo Condomínio se dá por concluída.

Por fim, para que seja uma assembleia de constituição bem-sucedida, se faz necessário atentar e cuidar de todas as etapas mencionadas neste artigo.

O Grupo Uptime poderá auxiliar a sua Construtora a gerar e agregar valor para os clientes. Atuando no mercado desde 1991, possui vasta experiência no planejamento prévio, elaboração de Convenções e Regimento Interno, estudo da previsão orçamentária e assessoria geral na condução dos trabalhos. Para tanto, conta com profissionais especializados nas áreas Jurídica, Tributária, Contábil, Recursos Humanos e Administrativa. Conta, ainda, com recursos tecnológicos avançados para facilitar a vida de todos os que usufruem do novo Condomínio.

Os trabalhos do Grupo Uptime são inspirados nos seguintes pilares de sustentação:

AMBIÇÃO:
Gerar valor infinito e confiança permanente, simplificando e solucionando necessidades.

MISSÃO:
Proporcionar e adicionar múltiplas experiências positivas as expectativas de todos que utilizam nossos serviços.

VALORES:
Simplicidade, Determinação, Ética, Transparência e Inovação.

VISÃO:
Ser o grupo empresarial reconhecido pelo diferencial em seus propósitos e empreendimento.

Artigo elaborado por
Rafael Ricardo Klann
Diretor Departamento de Condomínios