Aprenda 5 Dicas Para Controlar as Finanças da Sua Empresa

Na matéria anterior falamos acerca da consultoria contábil e, desta vez, explicaremos como controlar as finanças da sua empresa.

Introdução

Vivemos em um mundo capitalista, tecnológico e altamente consumista. O que pode ser ruim para uns é excelente para qualquer empresa que trabalhe com vendas. Quanto mais produtos vendidos, melhor a saúde financeira e o lucro correspondente.

Preparei algumas dicas para auxiliar no controle efetivo de contas do seu negócio, visando sempre o aumento em seus resultados. Prosperar exige esforço e dedicação, além de controle rigoroso para garantir uma saúde financeira equilibrada. Confira!

1. Faça um planejamento financeiro

Um item fundamental para o sucesso do controle de contas é a adoção do planejamento financeiro — é importante ter uma planilha que mostre todas as despesas fixas da empresa, para que o gestor possa programar os gastos de um período e as entradas de capital.
Não espere apenas que o mercado aponte o rumo a seguir. Coloque no papel tudo que sua empresa é capaz de oferecer e identifique o que é preciso — mão de obra, recursos técnicos, estratégias etc. — para traçar objetivos e trabalhar sobre cada perspectiva.

1.1. Uso de software

Esse controle também pode ser obtido por meio da implantação de um software, tornando o processo mais simples e ágil. Vale sempre lembrar o quanto o planejamento é uma ferramenta essencial para que o seu estabelecimento tenha resultados positivos.
Um bom sistema de gestão financeira facilita a operacionalização e acompanhamento dos processos financeiros e fiscais, além da integração entre departamentos para tornar as informações mais ágeis e padronizadas.

1.2. Custo das ações de marketing

Ter um planejamento anual bem definido possibilita melhores investimentos em ações de marketing que potencializem o negócio e alavanquem as vendas de maneira equilibrada e contínua.

Entretanto, a cada campanha é preciso mensurar os resultados para que o tempo e o montante despendido não sejam em vão e a empresa termine no vermelho e sem capital de giro para um novo começo.
Se você planeja as ações da sua empresa certamente tem uma visão do todo e pode se valer de alguns aspectos para prever o cenário futuro, com escalabilidade adequada, dentro do segmento do seu negócio.

2. Seja organizado

A boa organização permite um melhor gerenciamento das informações, que, geradas e armazenadas adequadamente servem de base para a emissão de relatórios analíticos e confiáveis.

Dessa forma, fica mais fácil “prever” os resultados financeiros e sustentar um planejamento pautado em dados reais. Nada pior para uma empresa do que planejar boas estratégias e descobrir logo à frente que não há condições de dar passos por falta de recursos.

Dentro desse cenário é essencial estipular metas e se comprometer a cumpri-las. É claro que as metas precisam ser críveis e alcançáveis, para que toda a equipe envolvida se sinta motivada e engajada a lutar por um posicionamento de destaque no mercado.

2.1. Arquivamento cronológico

Na estrutura física, mantenha um arquivo com a documentação financeira, fiscal e contábil (se essa for gerenciada de dentro da empresa) sempre atualizada e em ordem, para que qualquer consulta seja rápida e eficiente.

Mesmo com a tecnologia e um software eficiente há documentos que, por lei exigem um armazenamento por determinado período para consulta ou comprovação em caso de fiscalização ou auditoria.

2.2. Controle de estoque

Eu vou aproveitar que estamos falando sobre organização para citar controle de estoque e como ele impacta o negócio financeiro da empresa.

Vamos desenvolver melhor o assunto e analisar juntos as variáveis.

Para montar um estoque, você precisou desembolsar alguma quantia e investir em produtos, certo? Imaginando seu método de gestão, penso que a intenção era vender o maior volume possível, fazer o recurso girar e assim, reaver o investimento.

Só que nem tudo funciona conforme o planejado e há sempre interferências externas que contribuem para as mudanças de planos. Se as estratégias de vendas não alcançarem os objetivos propostos, estude uma forma de se livrar daqueles produtos com giro baixo no estoque.

Você pode, por exemplo, promover uma ação com descontos ou fretes grátis para produtos específicos — exatamente os que estão gerando prejuízo, parados no estoque — e contemplar o cliente com um custo-benefício não esperado.

É possível que ações como essas não acarretem lucro, mas será melhor manter o equilíbrio entre as contas sem qualquer margem de ganhos do que amargar um prejuízo eterno com baixas chances de reversão.

3. Realize o controle de todos os gastos

Para o planejamento ter êxito, é importante que o controle financeiro de gastos seja feito e você assegure os bons resultados. Isso só será alcançado se seu negócio vender e, consequentemente, receber mais do que gastar.

Por isso é tão importante manter o controle dos gastos fixos e dos gastos variáveis, e fazer uma análise diária das contas e dos lançamentos financeiros, de forma que sempre existam recursos para honrar seus compromissos.

3.1. Monte um fluxo de caixa

O fluxo de caixa, inclusive é o responsável por concentrar todas as movimentações financeiras da empresa e distribuir informações gerenciais. Todas as entradas e saídas devem estar devidamente computadas para facilitar a análise e controle.

Jamais deixe de conciliar as contas bancárias e comparar os saldos com o descritivo do fluxo de caixa. É possível que em algum momento apareça no extrato bancário um valor não identificado de imediato e seja necessária uma busca apurada nas contas de débito e crédito para identificar a origem.

Deixar passar um valor sem conciliação é abrir precedentes para um desacerto financeiro difícil de controlar e colocar novamente em dia. Se possível, designe uma só pessoa para cuidar desse processo e assim garantir que haverá um trabalho constante e apurado.

4. Pague as contas em dia

Uma das maneiras de evitar gastos sem necessidade (juros e multas) é procurar quitar as despesas em dia. Dessa forma, você precisa ter o fluxo de caixa da empresa atualizado, para garantir o pagamento das contas sem atrasos.

Caso seu empreendimento não esteja em boas condições financeiras, e se encontre, por exemplo, com despesas em aberto, verifique quais delas podem ser negociadas com os credores, para diminuir o valor de juros e multas a ser pago.

Ter dívidas não vai ajudar o seu negócio, muito pelo contrário, vai criar uma imagem negativa de empresa com comportamento inadequado de finanças, o que, certamente você não deseja sob qualquer circunstância.

Se ainda assim você sentir que está prestes a entrar em um ciclo de inadimplência incontrolável, retroceda um pouco nas ações e atue com o minimamente possível — sem fazer grandes investimento — até que as contas estejam em dia novamente.

5. Antecipe pagamentos que ofereçam desconto

É sempre inteligente verificar se há contas que oferecem descontos para pagamentos feitos antes da data de vencimento. A quitação antecipada, além de gerar economia de recursos, faz com que sua empresa conquiste crédito e boa imagem perante os seus fornecedores.

Assim como você, seus fornecedores estão também em busca de uma gestão financeira equilibrada e talvez seja possível negociar a antecipação dos débitos para pagamento à vista com boa vantagem para o caixa.

Fonte: Guia Empreendedor

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