O Passo a Passo para Admitir um Funcionário

Este artigo tem como objetivo auxiliar você que é novo na condição de EMPREGADOR, seja você um empreendedor que recém abriu sua empresa, um síndico recém-eleito que nunca esteve nesta condição, ou você que possui dúvidas sobre o tema em questão.

Você, na condição de empregador, certamente já teve como dúvida quais seriam os requisitos necessários para admitir um empregado. Quais devem ser os procedimentos iniciais, os documentos e informações necessárias, ou até mesmo, quanto custaria essa contratação.

A ideia aqui é apresentar para você um passo a passo que fará com que sua contratação seja feita de forma correta, de acordo com todas as exigências legais e sem que você venha a ter “surpresas” indesejadas posteriormente.

Deste modo, vamos logo ao que interessa. Ao passo a passo:

• 1º Passo – Entender as exigências legais

Antes mesmo de realizar um processo de recrutamento e seleção, é importante que entenda as exigências legais que regem um vínculo empregatício em seu ramo de atividade. Ou seja, se você já conhece, tudo bem. Mas se não conhece, não negocie uma contratação antes de consultar seu Departamento de Pessoal.

Detalhes como o salário base, adicionais, escalas e jornadas de trabalho, dentre outras, são previsões legais da CLT e/ou da Convenção Coletiva de Trabalho, que devem ser seguidas. Depois de ter todas essas informações, você poderá realizar, com segurança, suas entrevistas e negociações com seus candidatos à vaga de emprego.

• 2º Passo – Solicitar os documentos necessários para o registro

Feita a seleção do candidato que deseja contratar, você deverá solicitar a ele os documentos necessários para que seu registro seja realizado. A documentação é de responsabilidade do candidato e deve estar completa, pois a falta de algum documento pode acarretar na improcedência de alguma Declaração Acessória de seu CNPJ. Caso desconheça a documentação necessária, aconselho que solicite ao seu Departamento de Pessoal um CheckList de admissão.

É obrigatório[i] que o candidato selecionado realize um exame de saúde ocupacional, o qual irá atestar sua capacidade laboral, ou não, para realizar a respectiva função. O exame deverá ser realizado na empresa de Medicina do Trabalho escolhida e contratada por você, empregador. Para algumas atividades, são exigidos alguns exames específicos, como por exemplo, para trabalhos realizados em alturas. Neste caso você deverá consultar seu Departamento de Pessoal ou sua empresa de Medicina do Trabalho contratada e verificar se há necessidade de realizar esses exames específicos.

• 3º Passo – Definir a data de início dos trabalhos pelo novo empregado contratado

Já com todos os documentos em mãos, inclusive o exame de saúde atestando a capacidade laboral do candidato, você já poderá alinhar com ele a data que ele irá iniciar sua prestação de serviços. Aqui, é importante frisar que não é, e nem nunca foi permitido[ii] registrar um empregado de forma retroativa. Mas, sim, o empregado deve estar registrado antes mesmo de iniciar suas atividades para o empregador. O registro imediato é obrigatório e a não realização do mesmo poderá incorrer em multas e até reclamação trabalhista.

No passado, costumes antigos e a falta de fiscalização eficaz, fazia com que os empregadores tivessem esse “mau hábito” de registrar empregados com datas retroativas. Hoje, mesmo que o faça, você estará sujeito a ser multado[iii], uma vez que essa fiscalização ficou muito mais eficiente com o advento do e-Social, o qual funciona da seguinte forma: quando o seu Departamento de Pessoal realiza o registro de seu novo empregado, automaticamente, por intermédio desde programa (e-Social), uma declaração com todas as informações desse novo vínculo é enviada aos órgãos competentes do Governo, comunicando o ingresso desse empregado.

• 4º Passo – Definir o período de experiência do empregado contratado

Há uma dúvida comum, entre todos os empregadores, que é sobre o período de experiência. Por exemplo: “Posso realizar um período de experiência antes do registro?”, ou “Como vou contratar imediatamente um empregado se não sei se ele irá atender minhas expectativas?”.

A resposta é simples. A legislação trabalhista prevê[iv] a possibilidade de realizar um Contrato a título de Experiência, antes mesmo de seu novo empregado tornar-se efetivo. E sim, esse período de experiência ocorre já com a carteira assinada.

O contrato de experiência, também chamado de contrato por prazo determinado, poderá ser de até 90 dias[v], e pode ser dividido em dois períodos[vi], conforme preferência do empregador. Como por exemplo, dois períodos de 45 dias.

Assim como em todos os momentos do vínculo empregatício, no período do contrato de experiência existem direitos e deveres para empregador e empregado, como por exemplo os artigos 479 e 480 da CLT, os quais determinam que quem quebrar esse contrato, cujo prazo é determinado, deverá indenizar à outra parte, o valor correspondente a metade dos dias faltantes.

Mesmo assim, você pode estar se perguntando qual é a vantagem financeira para o empregador em realizar o contrato de experiência, se o novo empregado não atender sua expectativa. Bom, cumpre esclarecer que, diferente do contrato efetivo, no período de experiência não existem alguns direitos rescisórios, como por exemplo o Aviso Prévio e a Multa de 40% sobre o saldo do FGTS do empregado. E sendo assim, caso o novo empregado não atenda suas expectativas, você poderá encerrar o contrato de experiência, devendo a ele “direitos rescisórios reduzidos”, em comparação a contratação efetiva (por prazo indeterminado).

Uma vez finalizado o prazo do contrato de experiência, tendo o novo empregado adaptado com as rotinas de trabalho e atendido as expectativas, bem como, não havendo vontade de nenhuma das partes em reincidir o contrato, o mesmo poderá[vii] se tornar efetivo de forma automática, e assim, segue o vínculo empregatício em seu percurso normal, agora, como contrato de trabalho por prazo indeterminado.

• 5º Passo – Documentação admissional

O registro do novo empregado será realizado pelo seu Departamento de Pessoal que enviará para você uma série de documentos admissionais para assinatura, como por exemplo, a ficha de registro, alguns termos e acordos, e o Contrato de Trabalho em si (contendo, inclusive, o período e condições do período de experiência).

No que diz respeito ao contrato de trabalho, o seu Departamento de Pessoal certamente terá um modelo padrão, que provavelmente conterá regras padrões. A sugestão é que você tome ciência das cláusulas constantes neste contrato e, caso sinta necessidade, solicite que sejam acrescentadas cláusulas que atendam de forma mais específica as demandas em seu ramo de atividade.

• 6º Passo – Definir termos e acordos escritos

Por fim, se necessário, realize termos e acordos escritos, os quais poderão ir anexos ao contrato de trabalho, regulamentando situações específicas, como por exemplo: Termo de Responsabilidade por Uso de Veículos; Celulares; Notebooks ou outras ferramentas de trabalho. Ou, ainda, Termo de Ciência de Monitoramento por Câmeras, e até Acordo de Vale Alimentação, caso pretenda fornecer de forma facultativa.

Estas, então, são pequenas dicas para um passo a passo seguro de admissão de empregado.

Lembre-se de que você pode contar com a assessoria do seu Departamento Pessoal para que possa tomar todas as orientações necessárias antes, de modo que consiga realizar todo procedimento de admissão de forma correta e legal.

Artigo elaborado por
Willian Alves Ribeiro
Diretor Departamento Pessoal

Referências legais:

[i] Art. 168 da Consolidação das Leis do Trabalho.
[ii] Art. 41 e 47 da CLT.
[iii] Art. 81 da Portaria/MTP Nº 667, de 8 de novembro de 2021, e Manual de Orientação do e-Social.
[iv] Art. 443, §2, “c”, da CLT.
[v] Art. 445 da CLT.
[vi] Art. 451 da CLT.
[vii] Art. 451 CLT.